Steeds meer bedrijven zoeken naar manieren om slimmer te werken. Toch blijkt de stap van handmatig naar geautomatiseerd werken vaak lastig. Je ziet misschien wel kansen, maar waar begin je? Veel processen lopen al jaren op dezelfde manier. Veranderingen roepen vragen op, vooral als je niet goed weet wat automatisering precies inhoudt. Toch biedt het kansen om tijd te winnen en fouten te voorkomen. Maar dan moet je wel weten welke aanpak werkt.
Zonder overzicht loop je het risico te investeren in tools die niet passen. Daarom is het belangrijk om eerst te kijken naar wat je nu doet. Welke stappen kosten veel tijd? Waar ontstaan fouten? Wie voert welke handelingen uit? Door die vragen te stellen, krijg je grip op je werkwijze. Automatiseren werkt pas goed als je weet wat je automatiseert. Anders los je weinig op. Begin dus niet met een tool, maar met inzicht. Dat vormt de basis voor elke stap die je zet
Herken je huidige knelpunten
Automatisering werkt niet als je start zonder duidelijk beeld. Je moet eerst begrijpen waar processen vastlopen. Kijk waar handmatige acties veel tijd vragen. Denk aan factuurverwerking, e-mailafhandeling of gegevens overtypen. Zulke taken voelen soms logisch, maar houden mensen onnodig bezig. Daar gaat veel kostbare tijd verloren. Niet elk knelpunt is zichtbaar. Vraag daarom ook collega’s wat zij als lastig ervaren. Vaak geven zij praktische voorbeelden. Maak die concreet. Noteer waar fouten ontstaan of waar werk blijft liggen. Gebruik die inzichten om patronen te ontdekken.
Zet alles overzichtelijk op een rij. Dat helpt bij het stellen van prioriteiten. Je hoeft niet alles tegelijk te verbeteren. Focus liever op processen die dagelijks terugkeren. Daar bereik je snel resultaat mee. Vergeet niet om ook te kijken naar processen buiten je eigen afdeling. Die sluiten vaak niet goed aan. Juist daar ontstaan vertragingen. Als je dat herkent, kun je gericht verbeteren. Zo zet je een eerste stap zonder meteen alles op de schop te nemen.
Start klein, denk vooruit
Veel bedrijven willen direct grote stappen zetten. Toch werkt het beter om te starten met iets kleins. Kies een taak die vaak terugkomt. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van data of het aanmaken van standaardrapporten. Zulke handelingen zijn vaak eenvoudig, maar kosten ongemerkt veel tijd. Door hierop te focussen, zie je snel wat automatisering oplevert. Dat motiveert. Ook maak je fouten inzichtelijk. Je ontdekt hoe vaak een taak anders loopt dan gedacht. Die inzichten helpen om processen later slimmer in te richten.
Begin dus met iets dat weinig risico meebrengt. Laat het resultaat vervolgens zien aan je team. Dat zorgt voor draagvlak. Mensen begrijpen sneller hoe het werkt en waarom het loont. Bouw daarna langzaam verder. Verhoog de impact zonder direct de complexiteit op te voeren. Zo voorkom je dat je vastloopt. Automatisering is geen sprint, maar een reeks stappen. Elke stap geeft nieuwe informatie. Gebruik die om gerichter keuzes te maken. Op die manier groeit het vertrouwen en blijft het proces behapbaar voor iedereen
Kies het juiste gereedschap voor jouw organisatie
Niet elke tool past bij jouw werkwijze. Kijk dus goed naar de aard van je processen. Gaat het om terugkerende taken zonder veel uitzonderingen? Dan kan Robotic Process Automation (RPA) een logische keuze zijn. Werk je veel met bestaande software of wisselende systemen? Dan ligt een andere oplossing misschien beter. Het draait om balans tussen eenvoud, schaal en onderhoud. Houd ook rekening met de mensen die ermee gaan werken. Beschikken zij over de juiste kennis? Of is er begeleiding nodig?
Soms helpt een training om nieuwe werkwijzen sneller eigen te maken. Denk bijvoorbeeld aan een uipath RE framework training, waarmee je medewerkers gericht laat kennismaken met procesautomatisering. Dit zorgt voor meer vertrouwen in de gekozen richting. Een tool op zich verandert niets. De manier waarop je ermee werkt bepaalt het resultaat. Kijk dus verder dan alleen de techniek. Bedenk ook hoe het past binnen je huidige organisatie
Laat techniek de processen volgen
Automatiseren lukt alleen als je de bestaande werkwijze respecteert. Te vaak past men processen aan omdat een tool dat vereist. Dat werkt averechts. Mensen raken dan het overzicht kwijt. Bovendien ontstaan er nieuwe problemen. Een betere aanpak is om eerst de huidige processen goed te begrijpen. Pas daarna kijk je naar wat je kunt automatiseren. Laat de techniek dus volgen, niet leiden. Start met een procesbeschrijving. Gebruik simpele schema’s die de volgorde van stappen duidelijk maken.
Benoem wie wat doet, wanneer en waarom. Die informatie vormt de basis voor elke technische aanpassing. Je voorkomt hiermee dat je het proces opnieuw moet uitvinden. Bovendien zie je sneller waar verbetering mogelijk is. Kleine optimalisaties kunnen al veel effect hebben. Denk aan het automatisch invullen van gegevens of het koppelen van systemen. Door het proces centraal te stellen, blijft de logica behouden. Dat voorkomt weerstand en versnelt de adoptie van nieuwe werkwijzen
Maak optimaliseren onderdeel van je cultuur
Een losse verbetering levert iets op, maar structurele vooruitgang vraagt om meer. Zorg dat optimaliseren iets wordt dat mensen vanzelf doen. Dat begint met ruimte. Geef teams tijd om na te denken over hun processen. Laat zien dat suggesties welkom zijn. Bied daarbij ook handvatten. Denk aan eenvoudige tools voor feedback of maandelijkse sessies waarin knelpunten besproken worden. Zo ontstaat een lerende omgeving. Veranderingen komen dan van binnenuit. Verwerk die veranderingen ook goed.
Zorg dat documentatie op orde is en dat mensen weten waar ze verbeteringen kunnen melden. Betrek verschillende afdelingen zodat processen elkaar beter aanvullen. Soms helpt het om intern kleine werkgroepen op te zetten die automatiseringskansen onderzoeken. Zorg wel voor ondersteuning. Niet iedereen weet waar te beginnen. Door kennisdeling en opleiding kunnen collega’s van elkaar leren. Dat versnelt het proces en verhoogt de betrokkenheid. Geef verbeteringen een plek binnen je dagelijkse werk. Alleen dan blijft optimaliseren leven
Tijd voor slimme stappen vooruit
Je hoeft niet alles in één keer te veranderen om te starten met automatiseren. Door klein te beginnen en te kijken naar processen die echt tijd kosten, zet je al snel een zinvolle stap. Gebruik de inzichten uit je eigen organisatie en werk vanuit wat er al is. Zorg dat de techniek past bij je mensen, niet andersom. Laat je niet leiden door de tool, maar door je doel. Met de juiste aanpak groeit het draagvlak vanzelf. Wie automatisering stap voor stap aanpakt, ontdekt al snel de voordelen. Dat maakt de volgende keuze weer makkelijker. Zo ontstaat beweging. Blijf zoeken naar kansen om slimmer te werken. Automatiseren begint bij inzicht en groeit door met elke verbetering die je doorvoert.
